イベント申し込みフォームの作り方 — 無料ツールから本格システムまで目的別に解説
はじめに
イベントの成功は、参加者が申し込む瞬間から始まっています。 申し込みフォームが使いにくければ離脱され、情報が不足していれば当日の運営に支障が出ます。 逆に、目的に合ったフォームツールを選べば、参加者の体験が向上し、主催者の作業も大幅に効率化できます。
この記事では、イベントの申し込みフォームを作成するためのツールを「無料で手軽に始められるもの」から「決済やQR受付まで対応する本格システム」まで幅広く比較し、 イベントの規模・目的に応じた最適な選び方を解説します。
イベント申し込みフォームに必要な機能
まずは、イベントの申し込みフォームに求められる機能を整理しましょう。 すべてが必須ではありませんが、どの機能が自分のイベントに必要かを事前に把握しておくとツール選びがスムーズです。
| 機能 | 内容 | 必要度の目安 |
|---|---|---|
| 基本情報の収集 | 氏名・メールアドレス・所属など | 必須 |
| チケット / メニュー選択 | 参加プランや懇親会の有無を選ばせる | 有料イベントでは必須 |
| オンライン決済 | クレジットカードや銀行振込での支払い | 有料イベントでは必須 |
| 自動返信メール | 申し込み完了後の確認メール自動送信 | ほぼ必須 |
| QRコード発行 | 当日受付用のQRコードをメールで送付 | 100名以上で推奨 |
| 定員管理 | 上限に達したら自動で受付を締め切り | 人気イベントで重要 |
| 同伴者対応 | 1回の申し込みで複数名を登録 | ファミリー向け・展示会で重要 |
| 多言語対応 | 日本語・英語など複数言語でフォームを表示 | 国際イベントで必須 |
| 名札 / 参加証印刷 | 登録情報をもとに名札を生成・印刷 | 学会・展示会で重要 |
無料で使えるフォームツール比較
予算が限られている場合やまず試したい場合に検討すべき無料ツールを比較します。
| ツール | フォーム作成 | 決済 | QRコード | 自動返信メール | 定員管理 | 向いているケース |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Googleフォーム | 自由度が高い | 非対応 | 非対応 | 回答コピーのみ | アドオンで可能 | 社内勉強会・無料セミナー |
| formrun（無料版） | テンプレート豊富 | 非対応 | 非対応 | 対応 | 非対応 | お問い合わせ・小規模イベント |
| QR ENTRY（無料プラン） | カスタムフィールド対応 | Stripe連携 | 自動発行 | 対応 | 対応 | QR受付が必要な小規模イベント |
| Peatix（無料イベント） | 最小限 | 有料チケットは手数料制 | アプリで対応 | 対応 | 対応 | 集客力を活かしたい無料イベント |
Googleフォームの強みと限界
Googleフォームは無料で誰でもすぐ作れるのが最大の強みです。 一方で、決済機能がなく、QRコード受付にも対応していないため、有料イベントや本格的な受付管理には不向きです。 詳しくはGoogleフォームでイベント参加登録を受け付ける方法と限界をご覧ください。
QR ENTRYの無料プラン
QR ENTRYの無料プランは30名までのイベントに対応し、申し込みフォームの作成、QRコードの自動発行、当日のQR受付まで無料で利用できます。 決済連携やカスタムフィールドも無料プランに含まれるため、小規模でも本格的な運営が可能です。料金プランの詳細はこちら。
「無料」と「有料」の境目
無料ツールで十分対応できるケースと、有料ツールが必要になるケースの判断基準を整理します。
無料ツールで十分なケース
- 参加費が無料で、決済が不要
- 参加者が50名以下で、受付は手動でも対応できる
- QRコード受付や名札印刷は不要
- 参加者への連絡は個別メールやSNSで行える
有料ツール（または有料プラン）が必要なケース
- 参加費の徴収があり、オンライン決済が必要
- 参加者が100名を超え、QRコードで受付を効率化したい
- 名札や参加証を当日印刷したい（名札の作り方ガイドも参照）
- 参加者へのメール一括配信（リマインド・QRコード送付）が必要
- 同伴者の個別管理や多言語対応が求められる
迷ったときは、「決済」「QR受付」「名札印刷」「メール一括配信」の4つが必要かどうかで判断するのがシンプルです。 1つでも該当すれば、専用のイベント管理ツールを検討する価値があります。
目的別おすすめフォームツール
イベントの種類と規模に応じたおすすめの組み合わせを紹介します。
無料セミナー・勉強会（〜50名）
参加費が無料で、受付も簡素でよいならGoogleフォームが最も手軽です。 スプレッドシートで参加者一覧を管理でき、追加費用もかかりません。 ただし、参加者の増加やQR受付の導入を見据えるなら、最初からQR ENTRYの無料プランを使うのも選択肢です。
有料セミナー・ワークショップ（50〜200名）
参加費の決済が必要な場合はQR ENTRYまたはPeatixが候補になります。 Peatixは集客プラットフォームとしての強みがありますが、参加者データの自由度やカスタムフィールドではQR ENTRYが優れています。 フォームの項目を自由に設計したい場合や、当日のQR受付まで一気通貫で管理したい場合はQR ENTRYがおすすめです。
学会・カンファレンス（100〜500名）
名札の発行、複数セッションの管理、同伴者対応など、運営が複雑になる学会にはQR ENTRYが適しています。ランチョンセミナーなどのチケット数管理など、セッションごとの参加枠設定も可能です。メニュー（チケット種別）でセッションごとの参加枠を設定し、カスタムフィールドで発表者情報や食事の希望を収集できます。QRコード受付システムの比較もあわせてご確認ください。
大規模展示会・カンファレンス（500名〜）
QR ENTRYのBusinessプラン（月額¥88,000・10,000名まで）で対応可能です。 複数のチェックポイント（ブース別スキャン）や高速バーコードリーダーでの受付に対応しています。
QR ENTRYでイベント申し込みフォームを作る手順
QR ENTRYで申し込みフォームを作成する具体的なステップを紹介します。
- アカウント登録 — 無料アカウントを作成します。メールアドレスだけで登録でき、審査は不要です。
- イベント作成 — ダッシュボードからイベントを作成し、イベント名・開催日・会場などの基本情報を入力します。
- 申し込みフォームの作成 — 申し込みフォーム設定画面でフォームを新規作成します。フォームのタイトルや説明文を設定できます。
- メニュー（チケット）の設定 — メニュー設定で参加プランを追加します。「一般参加」「VIP」「懇親会付き」など複数のメニューを作成し、それぞれに料金と定員を設定できます。
- カスタムフィールドの追加 — フィールド設定で、所属・役職・アレルギー情報など自由に入力項目を追加します。テキスト、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウンなど多様なフィールドタイプに対応しています。
- フォームの公開 — 設定が完了したらフォームを公開します。公開URLをWebサイトやSNSで共有すれば、参加者がすぐに申し込めます。申し込み完了後、QRコード付きの確認メールが自動送信されます。
フォーム作成にかかる時間は、シンプルな構成なら10〜15分程度です。 まずは無料プランで実際にフォームを作ってみるのが、ツール選びの最も確実な方法です。
よくある質問
Q1. イベント申し込みフォームを無料で作れるツールはありますか？
Googleフォーム、formrunの無料版、QR ENTRYの無料プラン、Peatix（無料イベント）など複数の選択肢があります。 決済やQR受付が不要ならGoogleフォームが最も手軽です。 QRコードの発行や当日受付まで無料で行いたい場合は、QR ENTRYの無料プラン（30名まで）がおすすめです。
Q2. Googleフォームでイベント申し込みを受け付ける場合の注意点は？
Googleフォームは決済機能がないため有料イベントには不向きです。 また、申し込み後のQRコード自動発行やリマインドメールの自動送信には対応していません。 参加者が増えてきたら専用のイベント管理ツールへの移行を検討しましょう。Googleフォームの詳しい活用法と限界も参考にしてください。
Q3. 申し込みフォームに決済機能をつけるにはどうすればいいですか？
QR ENTRYではStripe連携によりクレジットカード決済と銀行振込に対応しています。 フォームのメニュー設定で料金を入力するだけで、参加者が申し込み時にオンライン決済できるようになります。 Peatixでも有料チケットの販売が可能ですが、チケット販売手数料（4.9%+¥99）がかかります。
Q4. 同伴者も一緒に申し込めるフォームは作れますか？
QR ENTRYでは同伴者の登録に対応しており、1回の申し込みで複数名を登録できます。 同伴者ごとに個別のQRコードが発行されるため、当日の受付も個別に管理可能です。 Googleフォームで同伴者を管理する場合は、手動でデータを整理する必要があります。
Q5. 申し込みフォームのデザインはカスタマイズできますか？
QR ENTRYではフォームの説明文、メニュー構成、入力フィールドを自由にカスタマイズできます。 Googleフォームもヘッダー画像やテーマカラーの変更が可能です。 formrunはデザインテンプレートが豊富で、見た目にこだわりたい場合に向いています。
まとめ
イベントの申し込みフォームは、目的と規模に合ったツールを選ぶことが重要です。 無料の小規模セミナーならGoogleフォームで十分ですが、 決済・QR受付・名札印刷・メール配信のいずれかが必要になった時点で、 専用のイベント管理ツールを導入するメリットが大きくなります。
QR ENTRYは、申し込みフォームの作成から決済、QRコード受付、名札印刷まで イベント運営に必要な機能をワンストップで提供しています。 無料プランで30名までのイベントを試せるので、 まずはアカウントを作成して実際にフォームを作ってみてください。